مقدمه
مدل های مرجع امروزه به‌طور گسترده‌ای به‌وسیله معماران سیستم‌های سازمانی در بخش عمومی و بخش‌هایی نظیر مخابرات و امور دفاعی به کار می‌روند.
پروژه‌های بهبود فرآیندهای کسب و کار نیز معمولاً مستلزم به‌کارگیری اصول بازطراحی و بازمهندسی فرآیندها هستند.
یکی از راهبردهای مؤثر برای حصول اطمینان از این‌که بازبینی و طراحی فرآیندها به بهترین شکل انجام می‌شوند، استفاده از مدل های مرجع برای فرآیندهای معیار است. لذا آگاهی از مدل های مرجع و انواع آن‌ها برای مهندسین صنایع و به‌ویژه کارشناسان فرآیندهای کسب و کار بسیار کاربردی است. برای این منظور با ادامه مطلب همراه باشید.
منظور از مدل های مرجع چیست؟
مدل های مرجع چارچوب‌هایی هستند که اجزای کارکردی کسب و کار و ارتباطات بین آن‌ها را نشان می‌دهند. بنابراین، مدل های مرجع را می‌توانیم چارچوب‌های مفهومی توصیفی بدانیم که زبان مشترکی را برای درک کردن اجزای سیستم‌ها و روابط مهم آن‌ها فراهم می‌کنند.
استفاده از این مدل‌ها به‌ویژه زمانی مفید است که گروهی از متخصصان با پیشینه‌های علمی و فنی بسیار متفاوت گرد هم بیایند تا درباره طراحی یا بهبود سیستم‌های کسب و کار چاره‌اندیشی کنند. مدل های مرجع را نمی‌توانیم مجموعه‌ای گام به گام از دستورالعمل‌ها بدانیم.
آن‌ها صرفاً به‌عنوان راهنمایی برای تصمیم‌گیری درباره فرآیندها عمل می‌کنند و باید برای سازگاری با نیازهای کسب و کارتان تصحیح و سفارشی شوند.
چرا به‌کارگیری مدل های مرجع برای طراحی یا بهبود فرآیندهای کسب و کار مفید است؟
- آن‌ها نقطه شروعی را برای رسمی کردن شیوه‌ها در یک حوزه کسب و کار تعیین می‌کنند. مدل های مرجع فرآیند در صنایع مختلف قابل تعمیم هستند. بنابراین، بهتر است مدلی را پیدا کنید که بیشترین تناسب را با کسب و کار یا حوزه کاریتان داشته باشد.
- مدل های مرجع نشان‌دهنده شیوه‌های متداول به کار گرفته شده به‌وسیله سایر کسب و کارها هستند و می‌توانند به کسب و کارتان کمک کنند تا از تجربیات دیگران بهره‌مند شود.
- آن‌ها زبانی مشترک برای اجزای فرآیندی فراهم می‌کنند و ممکن است برای ساخت مخازن فرآیندی، آموزش کارکنان و برنامه‌ریزی چارچوب پروژه‌ها استفاده شوند.
معروف‌ترین این مدل‌ها در جهان کدامند؟
- APQC: این مدل در اوایل دهه 1990 توسط مرکز بهره‌وری و کیفیت آمریکا (APQC) ایجاد شد و نسخه فعلی آن بیش از 1000 فرآیند کسب و کاری مرتبط را دربر می‌گیرد. چارچوب طبقه‌بندی فرآیندی APQC از مدل های مرجعی است که طبقه‌بندی جامعی از فرآیندهای عملیاتی و نیز فرآیندهای مدیریت و پشتیبانی عرضه می‌کند. این مدل با محک زدن عملکرد سازمانی‌تان با سازمان‌های الگو بدون توجه به صنعت، اندازه یا مکان آن، از چارچوبی بهینه برای توصیف و مقایسه فرآیندهای کسب و کار استفاده می‌کند.
- eTOM: نقشه عملیات پیشرفته تلکام (eTOM: enhanced Telecom Operations Map) یکی دیگر از این مدل های فرآیندهای کسب و کاریِ صنعت ارتباطات است. این مدل شرح مفصلی از فرآیندهای کسب و کاری را برای عرضه‌کنندگان خدمات مخابراتی بر اساس سلسله مراتبی چهارسطحی ارائه می‌دهد.
- ITIL: کتابخانه زیرساخت فناوری اطلاعات (ITIL: Information Technology Infrastructure Library) چارچوب فرآیندی برای مدیریت خدمات فناوری اطلاعات است که سازمان‌های خدمات فناوری اطلاعات حرفه‌ای به‌طور گسترده‌ای از آن استفاده می‌کنند. نسخه فعلی این مدل ITILv3 است که در سال 2007 منتشر و در سال 2011 به‌روز شده است. ITIL از مدل های مرجعی است که استانداردی واقعی برای سیستم‌های فناوری اطلاعات تعریف می‌کند. این مدل فرآیندهای کلیدی استاندارد، مفاهیم و اصول، نقش‌ها و مسئولیت‌های کلیدی را بر اساس شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPIs) و چک‌لیست‌ها، در پنج حوزه مختلف توصیف می‌کند.
نتیجه‌گیری
این مدل‌ها ابزاری بسیار کاربردی برای مهندسین صنایع و کارشناسان کسب و کاری هستند که می‌خواهند تمام اجزای فرآیندی کسب و کار را با توجه کامل بر ارتباطات کلیدی آن‌ها شناسایی کنند. این مدل‌ها در حوزه‌های تخصصی مختلفی عرضه شده‌اند و در واقع، دیکته‌کننده روش یا چارچوب خاصی نیستند.
بلکه مرجعی هستند که الگوهایی از بهترین شیوه‌های عملکردی را در یک مجموعه عرضه می‌کنند. از مدل های مرجع می‌توانیم برای بهینه‌سازی و بهبود فرآیندهای کسب و کار و شناسایی سطوح روابط و شاخص‌های کلیدی عملکرد در پروژه‌ها کمک بگیریم.
منابع
- https://enfocussolutions.com/using-a-process-reference-model-for-defining-software-requirements/
- https://www.businessanalystlearnings.com/blog/2015/8/10/process-reference-models-why-you-should-use-one
- https://ebrary.net/21783/management/business_process_reference_models
- https://alexhardisty.wordpress.com/2015/07/08/reference-models-what-are-they-and-why-do-we-need-them/
