مقدمه

امروزه استفاده از سیستم‌های مدیریت فرآیندهای کسب و کار یا همان نرم افزار BPMS به ابزار مهمی برای باقی ماندن در عرصه رقابت تبدیل شده است.

کسب و کارها برای هم‌گامی با سرعت تحولات بازار اعم از انتظارات ذینفعان، فناوری و ریسک‌ها باید سیستماتیک کردن فرآیندها را در امکاناتی فراتر از اتوماسیون بجویند.

اما BPMS چه قابلیت‌هایی را به کسب و کارها می‌افزاید؟ تفاوت آن با BPM و اتوماسیون چیست؟ در این مطلب قصد داریم ضمن پرداختن به پاسخ چنین سؤالاتی، به مهم‌ترین سیستم‌های مدیریت فرآیندهای کسب و کار در سطح جهان اشاره کنیم و چرایی و اهمیت استفاده از BPMS را پس از مدل‌سازی در کسب و کار به‌اختصار توضیح دهیم. ما را همراهی کنید.

BPMS چیست؟

BPMS مخفف کلمات Business Process Management System به‌معنی «سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار» است.

BPMS سیستمی است که به کسب و کارها کمک می‌کند تا در راستای تحقق اهدافشان، مجموعه فعالیت‌ها و وظایفی را طراحی، مدل‌سازی، اجرا و خودکار کنند و به‌طور مستمر بهبود بخشند.

این فعالیت‌ها و وظایف را که معمولاً می‌توانند توسط افراد و تجهیزات انجام شوند، فرآیند کسب و کار می‌نامیم. لذا می‌توانیم هدف نهایی BPMS را بهبود فرآیندهای کسب و کار بدانیم.

فرق BPMS و BPM چیست؟

شاید با خواندن تعریف BPMS بد نباشد به تعریفی از BPM و تفاوتش با BPMS اشاره کنیم. BPM یا همان مدیریت فرآیند کسب و کار، روشی ساختارمند برای ساده‌سازی عملیات و افزایش کارایی در کسب و کار است.

مجموعه چنین روش‌هایی غالباً برای شناسایی، مدل‌سازی، تحلیل، تصحیح، بهبود و استانداردسازی فرآیندهای کسب و کار با کمک اتوماسیون به کار می‌روند.

تفاوت BPM با BPMS این است که BPMS به سیستم‌هایی اشاره دارد که برای استقرار سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار در سازمان خریداری و استفاده می‌شوند. درحالی‌که BPM به خود مدیریت فرآیندهای کسب و کار اطلاق می‌شود.

فرق BPMS با اتوماسیون اداری چیست؟

 اتوماسیون اداری سیستمی است که تعاملات اداری معمولی روزانه کارکنان نظیر مکاتبات را طبق مقررات سازمانی به‌وسیله گردش کاری برنامه‌ریزی شده، فراهم می‌کند.

لذا این سیستم در بهترین حالت، برقراری ارتباطات کارکنان را در زمینه وظایف یا اقداماتشان و مکانیزم‌های ورودی نظیر فرم‌ها یا ورودی‌های سیستمی در سازمان بر عهده می‌گیرد.

درحالی‌که BPMS مجموعه‌ای از فناوری‌ها است که ابزارهای استخراج و مدل‌سازی فرآیند و موتورهای گردش کار و قوانین کسب و کار را در کنار ابزارهای شبیه‌سازی و آزمون برای مشاهده نحوه رفتار فرآیندها در خودش دارد.

لذا BPMS را می‌توانیم بستری فناورانه بدانیم که یکی از کارکردهایش اتوماسیون اداری است.

چرا سازمان‌ها بعد از مدل‌سازی باید از BPMS استفاده کنند؟ در غیر این‌صورت، ممکن است دچار چه مشکلاتی شوند؟

مدل‌سازی فرآیند کسب و کار به‌معنی مستندسازی فرآیندها، از بین بردن حدس و گمان درباره آن‌ها و اطمینان از این موضوع است که این فرآیندهای مستند مطابق با دستورالعمل‌ها و مقررات قانونی هستند یا خیر. مدل‌سازی فرآیند کسب و کار ارتباط فرآیندها را نیز مشخص و مستند می‌کند.

بنابراین، استفاده از BPMS پس از مدل‌سازی در سازمان باعث می‌شود تا الزامات اولیه سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار تأمین گردد و این سیستم بتواند فرآیندها را به‌درستی، بدون دوباره‌کاری و اختلال در مدیریت دانش به کار گیرد.

عدم رعایت این اصل باعث افزایش هزینه‌های زمانی و مالی ناشی از بازخوردگیری‌ها و بهبودهای بعدی خواهد شد.

نمونه‌هایی از BPMS های معروف

• Comindware Tracker: این سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار، از رابط ترسیم فرآیندی بسیار ساده شده استفاده می‌کند که به صاحب فرآیند غیرفنی نیز امکان می دهد تا فرآیند را به ساده‌ترین شکل ممکن ایجاد کند. به وسیله این ابزار، خودکارسازی فرآیندهای انتها به انتها باعث صرفه‌جویی در هزینه نیروی انسانی و بهبود عملکرد از طریق کاهش هزینه عملیاتی برای سازمان می‌شود.
• Appian BPM Suite: این ابزار بر طرح‌بندی‌های ساده تمرکز دارد که به روشن شدن توالی کار کمک می‌کند. این سیستم ویژگی‌هایی برای مدیریت پروژه‌ها نظیر مدیریت منابع و پروژه، ردیابی زمان، نوع همکاری‌ها و داشبورد گزارش‌گیری را در اختیار کاربران قرار می‌دهد. از دیگر مزایای این سیستم می‌توانیم به هدایت نوآوری، بهبود چابکی و نتایج فرآیندهای کسب و کار و مدیریت ریسک اشاره کنیم.
• ai: این سیستم، نرم‌افزار مدیریت پروژه کسب و کار است که شامل شناسایی اهداف خاص و بلندمدت به‌همراه نتایج قابل اندازه‌گیری است که از آن می‌توانیم برای تعیین میزان پیشرفت فرد در راستای تحقق هدف استفاده کنیم. این سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار دارای داشبوردی واضح و با قابلیت حرکت آسان است که اهداف را به قطعات کوچکتر تقسیم می‌کند و چگونگی پیشرفت هر کاربر را نشان می‌دهد.
• Emakin: این پلتفرمِ اطلاعات سازمانی به‌گونه‌ای طراحی شده است که محیطی برای مدیریت کردن انواع محتوای مرتبط با کسب و کار باشد. Emakin دارای ابزارهایی است که مدیران و کارکنان می‌توانند از آن‌ها برای ایجاد اپلیکیشن‌هایی با محتوا و پیکربندی‌های کم‌کد استفاده کنند.
• webMethods Integration Platform: ویژگی‌های مستندسازی فرآیند این سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار، تصویری و بسیار انعطاف‌پذیر هستند. این سیستم ابزار مفیدی است که امکان می‌دهد چشم‌انداز کاملی از فرآیندتان داشته باشید.
• Bizagi BPM Suite: کار با این سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار و ساخت فرآیند در آن بسیار آسان است. این نرم‌افزار ابزاری مفید برای مدل‌سازی تصویری است.
• Oracle BPM: کنترل فرآیندها، تسهیل بهبود فرآیند و ارتباط بین فناوری اطلاعات و کسب و کار، نظارت بر عملکرد، امکان رصد فعالیت‌ها و استانداردسازی کار را می‌توانیم از مهم‌ترین قابلیت‌های این سیستم بدانیم. امکان گزارش‌گیری سفارشی در این سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار فراهم شده است.

با توجه به شرایط تحریم، استفاده از برخی سیستم‌های فوق در کشور ما در حال حاضر امکان‌پذیر نیست.

در شرایط فعلی، Bizagi BPM Suite، Oracle BPM Suite و Camunda از جمله سیستم‌های مدیریت فرآیندهای کسب و کار پراستفاده در کشورمان هستند.

نتیجه‌گیری

سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPMS) یکی از ابزارهای بسیار کاربردی برای ساختارمند کردن فرآیندهای سازمانی است. خودکارسازی فرآیندهای تکرارپذیر از اصول اولیه سیستم‌های BPMS است.

با توجه به قابلیت‌های فراوان این سیستم‌ها و روند کاربرد آن‌ها در کشور ما، به نظر می‌رسد بیش از ترویج BPMS باید درباره BPM و تفاوت‌های آن با اتوماسیون اداری روشنگری کنیم.

بهترین کارایی سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار پس از مدل‌سازی فرآیندهای کسب و کار حاصل می‌شود.

منابع

• https://www.flowable.com/blog/key-benefits-of-business-process-modeling
• https://thedigitalprojectmanager.com/tools/BPMS-bpm-software/
• https://paperform.co/blog/BPMS/
• https://www.realit.ca/blog/blog-post-forrester-gartner-idc
• https://www.integrify.com/business-process-modeling/
• https://www.ibm.com/cloud/blog/business-process-modeling
• https://www.techtarget.com/searchcio/definition/Business-process-management-suite-BPMS
• https://kissflow.com/workflow/bpm/what-is-BPMS/
• https://www.sydle.com/blog/what-does-BPMS-mean-604f6e2c2dbf0411f26373ed/
• https://www.bizagi.com/en/platform/modeler
• https://www.gartner.com/peer-insights/home